Cum ajung informațiile în sistemele noastre

Datele pe care le deținem apar în mai multe moduri, fiecare legat de un moment specific din interacțiunea dumneavoastră cu platforma noastră. Nu cerem informații doar ca să le avem — fiecare element servește unui scop concret în furnizarea serviciilor educaționale pe care le oferim.

Înregistrare și creare cont

Atunci când decideți să vă creați un cont pe ronithalor.sbs, vă solicităm nume complet și adresă de email. Aceste două elemente formează baza identității dumneavoastră digitale în platforma noastră. Email-ul devine principalul canal de comunicare, iar numele asigură personalizarea experienței.

În funcție de programul educațional ales, s-ar putea să vă cerem număr de telefon — dar doar dacă acel program presupune sesiuni de consultanță sau suport telefonic direct. Pentru cursurile exclusiv online, acest detaliu rămâne opțional.

De ce avem nevoie de aceste informații

Fiecare categorie de date pe care o deținem răspunde unei nevoi operaționale concrete. Hai să parcurgem principalele utilizări, pentru că motivele diferă destul de mult între ele.

Funcționarea serviciului educațional

Cel mai evident motiv: trebuie să știm cine sunteți ca să vă oferim acces la materialele cursului potrivit. Email-ul funcționează ca o cheie de acces — fără el, nu putem distinge între conturile diferite sau trimite notificări despre sesiuni live, deadlines pentru teme sau actualizări de conținut.

Progresul dumneavoastră prin modulele cursului ne spune unde ați rămas ultima dată. Fără această înregistrare, ar trebui să navigați manual de fiecare dată de la început. Mai mult, instructorii văd statistici agregate despre momentele în care majoritatea cursanților întâmpină dificultăți — ceea ce declanșează crearea de materiale explicative suplimentare sau ajustări ale ritmului.

Comunicare și suport

Trimitem emailuri în mai multe situații: confirmări de înscriere, notificări despre sesiuni programate, anunțuri despre conținut nou sau răspunsuri la întrebările dumneavoastră. Folosim adresa de email pe care ne-ați furnizat-o, nimic altceva. Nu cumpărăm liste externe și nu trimitem mesaje persoanelor care nu au creat conturi.

Istoricul conversațiilor anterioare cu echipa de suport ajută reprezentanții să înțeleagă contextul fără să vă ceară să repetați întreaga situație de fiecare dată când interacționați cu noi.

Îmbunătățiri și adaptări

Analizăm paginile care generează cele mai multe abandonări sau secțiunile unde cursanții petrec mult timp fără să avanseze. Aceste observații duc la restructurări ale conținutului, modificări ale exemplelor folosite sau introducerea de materiale pregătitoare pentru concepte complexe.

Obligații legale

În anumite situații, legea românească ne impune să păstrăm documente financiare, contracte sau alte înregistrări pentru perioade specifice. Dacă o autoritate competentă solicită informații printr-o procedură oficială, suntem obligați să răspundem — dar doar în limitele cererii respective și după verificarea legalității solicitării.

Cine mai are acces la informații

Majoritatea datelor rămân în sistemele noastre interne. Totuși, anumite funcționalități necesită colaborarea cu servicii specializate externe. Iată cum gestionăm aceste situații și ce limite stabilim.

Furnizori de servicii tehnice

Platforma ronithalor.sbs rulează pe servere gestionate de un partener de hosting cu centre de date în Uniunea Europeană. Acești furnizori au acces la infrastructura tehnică, dar contractele pe care le-am încheiat cu ei interzic explicit utilizarea datelor clienților noștri în alte scopuri decât menținerea serverelor funcționale.

Serviciul de email pe care îl folosim pentru trimiterea notificărilor procesează adresele destinatarilor și conținutul mesajelor — dar numai în calitate de intermediar tehnic, fără drept de analiză sau utilizare proprie.

Procesatori de plăți

Când achiziționați un curs, detaliile cardului bancar sau ale contului trec prin platforme de procesare a plăților certificate PCI DSS. Noi nu vedem și nu stocăm niciodată numerele complete ale cardurilor. Primim doar o confirmare că tranzacția s-a finalizat și un identificator de referință pentru eventuale verificări ulterioare.

Situații excepționale

Dacă ronithalor ar trece printr-o fuziune cu altă organizație educațională sau o achiziție, baza de date cu utilizatori ar putea fi transferată noii entități — dar doar cu notificare prealabilă către toți clienții activi și cu menținerea acelorași condiții de protecție. În cazul unei proceduri de insolvență, tratarea datelor ar urma regulile legale aplicabile acestui proces.

Ce control aveți asupra datelor

Informațiile vă aparțin. Noi le păstrăm temporar pentru a vă oferi serviciile educaționale, dar drepturile fundamentale rămân la dumneavoastră. Iată cum puteți exercita aceste drepturi în practică.

Pentru exercitarea acestor drepturi, trimiteți un email la support@ronithalor.sbs cu subiectul „Solicitare acces date" sau „Solicitare ștergere cont". Răspundem în maximum 5 zile lucrătoare cu confirmarea recepției și pașii următori. Dacă cererea necesită verificări suplimentare ale identității, vă explicăm motivele și procedura înainte de a o finaliza.

Cât timp păstrăm informațiile

Durata de stocare variază în funcție de natura datelor și de motivele pentru care le-am colectat inițial. Nu există o regulă universală — ci mai degrabă o combinație de necesități operaționale, așteptări rezonabile ale utilizatorilor și cerințe legale.

Durata contului activ

Atât timp cât aveți un cont funcțional și interacționați periodic cu platforma, păstrăm toate informațiile necesare pentru funcționarea serviciului: date de profil, progres în cursuri, istoric de comunicare cu suportul. Dacă contul intră în inactivitate completă (fără autentificare) pentru mai mult de 3 ani consecutiv, trimitem notificări de reamintire la email. Dacă nu primim răspuns în 60 de zile, considerăm contul abandonat și aplicăm procedura de arhivare.

După închiderea contului

Când solicitați ștergerea contului, eliminăm imediat accesul la platformă și marcăm datele pentru eliminare permanentă. Procesul fizic de ștergere din toate backup-urile și sistemele de arhivare durează aproximativ 30 de zile. După această perioadă, informațiile personale nu mai pot fi recuperate sub nicio formă.

Excepție: documentele financiare (facturi, chitanțe) sunt păstrate 10 ani conform legislației fiscale românești. Aceste documente sunt izolate de sistemele operaționale și accesibile doar persoanelor autorizate explicit pentru auditurile financiare.

Logs tehnice și securitate

Înregistrările automate ale serverelor (care conțin adrese IP, timpii de acces, erorile întâlnite) sunt păstrate 90 de zile pentru detectarea incidentelor de securitate și rezolvarea problemelor tehnice. După această perioadă, logs-urile sunt șterse automat printr-un script programat.